5 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung

Ob Konferenzen, Produktlaunches oder Recruiting-Events – diese und viele weitere Formate lassen sich virtuell sehr gut umsetzten. So bietet sich die Möglichkeit, Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt zu verbinden. Doch der Erfolg einer solchen Veranstaltung hängt entscheidend von vielen verschiedenen Faktoren ab. In diesem Zusammenhang sind fünf essenzielle Tipps zu beachten, um eine virtuelle Veranstaltung effektiv zu gestalten und die Teilnehmer zu begeistern. Von der technischen Vorbereitung über den Aufbau eines interaktiven, userfreundlichen Events bis hin zur richtigen Nachbereitung. Diese Tipps sind der Schlüssel zu einer gelungenen virtuellen Veranstaltung.

1. Technische Vorbereitung

Bei der Planung und Konzeption virtueller Events ist eine der zentralen Entscheidungen die Auswahl der geeigneten Distributionsmethode. Diese Wahl beeinflusst maßgeblich, wie das Event übertragen wird, wo es stattfindet und welche Funktionen den Teilnehmern zur Verfügung stehen. Es ist wichtig, die Bedürfnisse der Zielgruppe zu verstehen und entsprechende Funktionalitäten einzubinden, um eine ansprechende und effektive Veranstaltung zu gestalten. Beispiele hierfür sind unterschiedliche Ansätze wie Livestreaming auf einer klassischen Website oder die Nutzung von Plattformen wie Microsoft Teams.

Livestreaming in einer klassischen Website-Umgebung erreicht ein breites Publikum weltweit und erfordert keine zusätzlichen Installationen oder Anmeldungen, bietet jedoch begrenzte Interaktion. Microsoft Teams fördert die Zusammenarbeit, kann aber die Flexibilität einschränken und erfordert gegebenenfalls eine Einarbeitung.

Durch das Verständnis der Bedürfnisse der Zielgruppe und die Auswahl der richtigen Distributionsmethode können Veranstalter sicherstellen, dass ihre virtuellen Events ansprechend und effektiv sind.

Ebenfalls wichtig in der technischen Vorbereitung von virtuellen Veranstaltungen sind Software- und Hardware-Checks. Vor virtuellen Veranstaltungen, insbesondere Livestreams, ist ein sorgfältiger Hardware- und Software-Check unerlässlich. Referenten und Moderatoren sollten ihre Kamera, Mikrofon und Software testen, um einen reibungslosen Ablauf und eine gute Qualität der Veranstaltung zu gewährleisten. Während die Teilnehmer gewisse Voraussetzungen wie eine stabile Internetverbindung erfüllen müssen, um an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Eine vorherige Kommunikation in Form einer Pre-Event-Kampagne ermöglicht es, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie auftreten können, um allen Teilnehmern eine reibungslose und hochwertige Erfahrung zu bieten.

2. Interaktive Elemente

Interaktive Elemente sind das Herzstück erfolgreicher virtueller Veranstaltungen. Sie spielen eine entscheidende Rolle dabei, die Teilnehmer aktiv einzubeziehen, ihr Engagement zu steigern und ein dynamisches Erlebnis zu schaffen. Die Interaktivität bietet nicht nur eine Möglichkeit zur Einbindung der Teilnehmer, sondern schafft auch eine Atmosphäre des Dialogs und der Zusammenarbeit. 

Umfragen und Abstimmungen

Umfragen und Abstimmungen sind wirksame Instrumente, um das Engagement bei virtuellen Veranstaltungen zu steigern. Sie bieten Echtzeit-Feedback und fördern die Interaktion. Fragen können den aktuellen Inhalt vertiefen oder als Eisbrecher dienen. Eine beliebte Eisbrecher-Frage könnte sein: "Was war Ihr ungewöhnlichstes oder lustigstes Erlebnis bei einer virtuellen Veranstaltung?". Insgesamt ermöglichen Umfragen und Abstimmungen eine interaktive Dynamik und verbessern das Veranstaltungserlebnis.

Q&A-Sessions und Diskussionen

Q&A-Sessions und Diskussionen am Ende einer Veranstaltung oder nach jeder Präsentation ermöglichen es den Teilnehmern, aktiv am Geschehen teilzunehmen und sich gehört zu fühlen, anstatt passive Zuschauer zu sein. Je nach Eventformat kann es Sinn machen, diese Sessions zu moderieren und die Fragen vorher filtern zu lassen, um eine möglichst effektive Diskussion der Fragen zu gewährleisten.

Breakout-Räume

Breakout-Räume bieten vielfältige Möglichkeiten, um die Interaktion und Teilnahme bei virtuellen Veranstaltungen zu fördern. Teilnehmer können sich beispielsweise in Interessensgruppen zusammenschließen, um über gemeinsame Hobbys oder Themen zu diskutieren. Networking-Breakouts ermöglichen es den Teilnehmern, sich in kleineren Gruppen kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Kleine Challenges oder Spiele können in den Breakout-Räumen organisiert werden, um Teamwork zu fördern und den Spaßfaktor zu erhöhen. Diese Sessions bieten eine ideale Gelegenheit für vertiefende Diskussionen, den Austausch von Ideen und die Förderung der Gemeinschaft innerhalb der Veranstaltung.

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie das Engagement mit Teilnehmern bei virtuellen Events gesteigert werden kann.

3. Klare Kommunikation und Struktur

Anders als bei einer inPerson Veranstaltung müssen sich die Teilnehmer eines virtuellen Events zunächst vermeintlich alleine orientieren. Daher sollte man vor allem im virtuellen Kontext darauf achten, dass die Events eine klare Struktur haben und einem roten Faden folgen. Das betrifft das gesamte Event: vom inhaltlichen Programm, über den Aufbau des Events und der technischen Umgebung.

Agenda und Zeitplan

Das Programm einer Veranstaltung kann im Voraus bekannt gegeben werden, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet, und um für die Veranstaltung zu werben. Insbesondere die Ankündigung hochrangiger oder bekannter Redner kann ein entscheidender Grund sein, warum sich Teilnehmer anmelden.

Für jede Session sollten klare Zeiten angegeben werden, um die Struktur zu gewährleisten. Auch für interaktive Aktivitäten und Pausen sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Diese Informationen können den Teilnehmern z. B. über ein Mailing mitgeteilt werden, um sie optimal auf das Erlebnis vorzubereiten. Das Programm dient als Leitfaden für ein reibungsloses und ansprechendes Veranstaltungserlebnis.

Die Möglichkeit einer individuellen Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, ihren eigenen Programmplan zu erstellen, der genau auf sie zugeschnitten ist. Innerhalb einer benutzerfreundlichen Experience können Teilnehmer auch per Push-Benachrichtigung über bevorstehende Sessions informiert werden, die sie zuvor ausgewählt oder favorisiert haben.

Klare Struktur und technische Unterstützung

Eine intuitive Umgebung ermöglicht den Teilnehmern eine mühelose Navigation und Interaktion, ohne explizite Anweisungen. Dies fördert die Beteiligung und senkt Hemmschwellen. Zum Beispiel kann die Virtual Engagement Platform (VEP) eine solche intuitive Umgebung bieten, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich nahtlos durch die Veranstaltung zu bewegen und mit den Inhalten zu interagieren.

Während der Veranstaltung sollte technischer Support verfügbar sein, um bei auftretenden Problemen zu helfen. Dies kann durch Support-Mitarbeiter oder Selbsthilfe-Leitfäden erfolgen, um ein reibungsloses Erlebnis sicherzustellen.

4. Visuelle Elemente und Multimedia

Das Wichtigste bei jeder Veranstaltung sind die Inhalte. Eine Event Plattform sollte zwar möglichst intuitiv und klar aufgebaut sein, um Personen die Teilnahme so einfach wie möglich zu machen, über den Erfolg der Veranstaltung entscheidet jedoch der Inhalt der Veranstaltung. Es ist also wichtig, interessante Inhalte möglichst ansprechend zu präsentieren.

Interessante Inhalte und passendes Design

Interessante Inhalte, wie Präsentationen, Diagramme, Grafiken und Videos können ein Event aufwerten und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer steigern. Das Design sollte zum Event und der Zielgruppe passen. Die Einbindung der Inhaltselemente kann je nach Bedarf zum Beispiel innerhalb einer Website erfolgen. Auch eine virtuelle 2D- oder 360°-Umgebung kann eventbegleitend eingesetzt werden, um die gesamte Veranstaltung optisch aufzuwerten und interaktiver zu gestalten. 

Abwechslungsreiche Inhalte und Formate

Während der Veranstaltung kann zwischen verschiedenen Arten von Inhalten oder Formaten gewechselt werden, um die Aufmerksamkeit zu erhalten. Gerade im virtuellen Bereich geht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schnell verloren, wenn im Livestream nur ein Referent gezeigt wird, der ohne Begleitmaterialien eine lange Rede hält. Daher ist es sinnvoll Begleitmaterialien wie kurze Videos, spannende Präsentationen oder interaktive Elemente wie Umfragen einzubinden. Auch ein Wechsel in den Formaten kann sehr anregend sein, indem man beispielsweise von einem reinen Vortrag eines Referenten in eine Diskussionsrunde mit mehreren Speakern wechselt. Allerdings sollte stets darauf geachtet werden, dass der rote Faden nicht verloren geht.

Ressourcen on demand bereitstellen

Ein großer Vorteil bei virtuellen Veranstaltungen ist die Unabhängigkeit der Zeit. Inhalte wie Aufzeichnungen des Livestreams, relevante Dokumente und Links sollten den Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden. So wird das Engagement gefördert und das Erlebnis verlängert. Eine Mediathek für On-Demand-Inhalte kann eingerichtet werden, um den Teilnehmern zu ermöglichen, Präsentationen, Videos oder zusätzliche Materialien jederzeit abzurufen. Diese Ressourcen können in einem Follow-Up-Mailing hervorgehoben werden, um den Teilnehmern einen einfachen Zugang zu bieten und das Engagement über die Veranstaltung hinaus aufrechtzuerhalten.

5. Teilnehmer einbinden und Feedback sammeln

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Was lief gut und was kann verbessert werden? Das sind wichtige Fragen, die man sich nach jeder Veranstaltung stellen sollte, um Verbesserungspotenziale für zukünftige Events zu identifizieren. Dabei sind zum einen Performance- und Traffic-Daten der Veranstaltung entscheidend, aber natürlich auch das First-Hand-Feedback der Teilnehmer selbst.

Analyse nach der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung ist es entscheidend, eine gründliche Analyse durchzuführen, um die Performance zu bewerten und Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen. Die Analyse umfasst typischerweise Aspekte wie die Teilnehmeranzahl, Interaktionen und die Effektivität der verschiedenen Programmelemente. Durch diese Daten können Veranstalter die Stärken und Schwächen ihrer Veranstaltung identifizieren und Verbesserungspotenziale erkennen. Eine sorgfältige Analyse ermöglicht es, das Event-Erlebnis kontinuierlich zu optimieren und perfekt an den Bedürfnissen und Erwartungen der Teilnehmer auszurichten.

Feedback sammeln

Effektives Sammeln von Teilnehmerfeedback ist entscheidend, um herauszufinden, was für die Teilnehmer gut lief und wo Verbesserungen möglich sind. Umfragen oder Feedback-Formulare können verwendet werden und sollten entweder während der Veranstaltung direkt auf der Plattform verfügbar sein oder unmittelbar danach per Follow-Up E-Mail an alle Teilnehmer gesendet werden. Generell gilt: je schneller die Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung kommt und je einfacher sie für die Teilnehmer zu beantworten ist, desto höher wird die Einsendungsrate sein.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine mitreißende virtuelle Veranstaltung von einer dynamischen Planung und einer interaktiven Gestaltung lebt. Die technische Ausstattung sollte im Vorfeld sorgfältig geprüft werden, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Interaktive Features wie Umfragen und Live-Diskussionen beleben das Event und schaffen eine fesselnde Atmosphäre. Eine klar strukturierte Agenda und ein benutzerfreundlicher Aufbau der Veranstaltung unterstützen die Teilnehmer dabei, das Event bestmöglich verfolgen zu können. Die Nutzung ansprechender Medien und Multimedia-Elementen verleiht dem Event Dynamik, während das direkte Engagement der Teilnehmer und das Einholen von Feedback die Interaktivität fördern und das Event zu einem unvergesslichen Erlebnis machen. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren steht einer mitreißenden virtuellen Veranstaltung nichts im Wege.